Recebi intimação da Receita Federal: o que fazer agora

Leia a intimação inteira no mesmo dia, anote a data de ciência e descubra o que a Receita quer: um documento, uma explicação ou o pagamento de um valor já lançado. Quando há exigência de crédito tributário, a impugnação tem prazo de 20 dias úteis contados da intimação. Separe os papéis do período citado e passe tudo por um contador antes de responder.

O que a intimação está pedindo

Intimação não é sinônimo de cobrança. Em boa parte dos casos a Receita Federal pede livros, notas ou uma explicação sobre a diferença entre o que a empresa declarou e o que outra fonte informou, como a operadora de cartão, o banco ou o comprador da safra. Em outros, o documento já traz um lançamento de ofício, com imposto, juros e multa calculados. Cada tipo pede uma resposta diferente, então o primeiro passo é ler até o fim e anotar o tributo, o período e o pedido.

A divergência quase sempre nasce de uma declaração que não conversa com a escrituração. Entender a diferença entre obrigação principal e acessória ajuda a ver se o problema está no imposto em si ou na informação que foi enviada ao fisco.

Como contar o prazo

O prazo corre a partir da ciência, e não do dia em que alguém da empresa abriu a mensagem. Pelo artigo 23 do Decreto 70.235/1972, na intimação eletrônica a ciência acontece 15 dias depois da data registrada no domicílio tributário eletrônico, ou antes, se a empresa consultar a mensagem nesse intervalo.

Quando a intimação formaliza uma exigência, a impugnação deve ser apresentada em 20 dias úteis contados da intimação, conforme o artigo 15 do mesmo decreto, na redação da Lei Complementar 227/2026. Já o termo que pede documentos durante uma fiscalização traz o prazo escrito nele, e esse prazo precisa ser cumprido ou ter a prorrogação pedida por escrito antes do vencimento.

Passo a passo do que fazer

• Anote a data de ciência: é ela que define até quando a empresa pode responder.
• Classifique o pedido: documento, esclarecimento ou exigência de pagamento.
• Separe o período citado: notas, livros, declarações entregues, extratos e guias pagas.
• Confira se a cobrança procede: compare o declarado com a escrituração e com o que terceiros informaram.
• Escolha o caminho: atender ao pedido, pagar ou parcelar o que procede, ou impugnar o que não procede, com provas.
• Responda dentro do prazo: pelos canais da Receita Federal, guardando cópia de tudo o que foi entregue.

Esse trabalho costuma andar junto com a regularização de empresa, que levanta o que mais está em aberto antes de responder ao fisco.

O que acontece se perder o prazo

Exigência não impugnada no prazo se torna definitiva na esfera administrativa e segue para cobrança. No lançamento de ofício por falta de pagamento, falta de declaração ou declaração inexata, a multa do artigo 44, inciso I, da Lei 9.430/1996 é de 75% sobre o imposto, além dos juros. Depois vêm a inscrição em dívida ativa e a dificuldade de tirar certidão negativa, que em Dourados costuma travar o crédito de custeio e a participação em licitação.

Corrigir por conta própria depois de intimado também não garante o benefício da denúncia espontânea. O parágrafo único do artigo 138 do Código Tributário Nacional diz que não é espontânea a denúncia feita depois do início de procedimento de fiscalização ligado à infração.

Erros comuns e documentos para separar

• Esperar alguém avisar: a ciência eletrônica corre mesmo sem leitura da mensagem.
• Responder sem conferir: números diferentes da escrituração abrem uma divergência nova.
• Pagar tudo sem olhar: parte do valor pode não ser devida e merecer impugnação.
• Documentos: a própria intimação, declarações do período, livros contábeis e fiscais, notas de entrada e saída, extratos bancários e comprovantes de pagamento.

Uma rotina de compliance tributário diminui a chance de a mesma divergência aparecer de novo no ano seguinte.

Situações que mais geram intimação na região

Na Grande Dourados, as intimações costumam vir de cruzamentos que o fisco já faz de forma automática. Comércio que vende muito no cartão recebe pedido de explicação quando o repasse da operadora não bate com a receita declarada. Revenda de insumo e cerealista podem ser chamados a justificar diferença de estoque. Produtor rural pessoa física é intimado quando a receita do livro caixa não confere com as notas de venda emitidas.

Em todos esses casos, a resposta mais segura é a que chega com a conciliação pronta: a lista das diferenças encontradas, a explicação de cada uma e o documento que prova. A Receita Federal mantém unidade de atendimento em Dourados, mas a maior parte das respostas é entregue pelos canais digitais, e o protocolo vale como prova de que a empresa respondeu a tempo.

Quando vale pedir mais prazo

Na fiscalização que pede muitos documentos, ou quando parte dos papéis está com terceiros, como um armazém ou o escritório anterior, é possível pedir prorrogação por escrito e explicar o motivo. O pedido precisa ser feito antes do vencimento. O ideal é entregar o que já está pronto e indicar o que falta, com uma data realista.

Como a VGR ajuda

A unidade da VGR em Dourados, na R. Onófre Pereira de Matos, no Centro, lê a intimação com você, confere o período citado contra a contabilidade e prepara a resposta ou a impugnação com os documentos de suporte. Não há promessa de resultado: o compromisso é com a análise técnica e com a entrega dentro do prazo combinado. Antes de responder qualquer coisa, converse com um escritório de contabilidade em Dourados.

Para ver outras situações que pedem um contador, volte ao índice.

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Fontes oficiais

Planalto, Decreto 70.235/1972, Planalto, Lei 9.430/1996, Planalto, Código Tributário Nacional, Receita Federal

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 18 de outubro de 2026.