Contabilidade atrasada: por onde começar a acertar

O ponto de partida é um levantamento honesto: quais meses estão sem escrituração, quais declarações não foram entregues e se já existe débito ou intimação. Com esse mapa nas mãos, resolva primeiro o que tem prazo correndo e só depois reconstrua os períodos antigos. Antes de começar, junte extratos, notas e guias de todo o período em atraso.

O que a lei exige da empresa

A obrigação de ter contabilidade está no Código Civil. O artigo 1.179 exige do empresário e da sociedade empresária um sistema de escrituração uniforme, apoiado em documentos, e o levantamento anual do balanço patrimonial e do resultado econômico. Quem se enquadra como pequeno empresário, nos termos do artigo 970, fica dispensado. Para a sociedade limitada, o artigo 1.065 pede inventário, balanço patrimonial e balanço de resultado no encerramento de cada exercício.

Há também o dever de guarda: pelo parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional, livros e comprovantes ficam guardados até prescreverem os créditos tributários a que se referem. Estar atrasado não dispensa a empresa disso, só deixa a tarefa mais pesada.

Os riscos de deixar como está

Contabilidade atrasada costuma vir acompanhada de obrigações não entregues, e cada uma tem a sua multa. Sem escrituração, a empresa não tem balanço para levar ao banco, não comprova a distribuição de lucros aos sócios e fica exposta em uma fiscalização. O artigo sobre contabilidade atrasada e seus riscos detalha cada um deles. Quanto mais tempo passa, mais difícil fica achar os documentos antigos e mais trabalhoso fica reconstruir cada mês.

Passo a passo para colocar em dia

• Levante o tamanho do atraso: meses sem lançamento, declarações em aberto, débitos e intimações.
• Comece pelo que vence: intimação recebida e obrigação com data próxima vêm antes de tudo.
• Junte a documentação: extratos, notas de compra e de venda, folha e guias recolhidas.
• Refaça mês a mês: do período mais antigo ao mais recente, sempre batendo com o extrato.
• Transmita o que estava pendente: declarações e escriturações, com as multas cabíveis.
• Feche todo mês dali em diante: é o que impede o atraso de voltar.

A rotina de fechamento contábil mensal é o que impede o problema de se repetir.

O que acontece se o atraso continuar

Declaração entregue depois do prazo é multada mesmo que o imposto tenha sido pago. Um exemplo é a DCTF: o artigo 7º, inciso II, da Lei 10.426/2002 fixa 2% por mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, com teto de 20%. E, se a Receita Federal abrir fiscalização antes de a empresa se regularizar, a correção deixa de ser denúncia espontânea, pelo artigo 138 do Código Tributário Nacional.

Erros comuns e documentos para separar

• Lançar sem conciliar: saldo que não confere com o banco não serve como contabilidade.
• Mergulhar no passado e perder o prazo de agora: a obrigação que vence hoje gera multa nova.
• Descartar papéis antigos: a guarda vale até a prescrição.
• Documentos: extratos bancários, notas fiscais, folha, guias pagas, declarações já transmitidas e o contrato social com as alterações.

Como reconstruir um período sem todos os documentos

Quase sempre falta alguma coisa. O extrato bancário costuma ser o ponto de partida, porque registra toda entrada e saída de dinheiro, e a partir dele se procura a nota ou o comprovante de cada movimento. As notas emitidas e recebidas podem ser recuperadas nos ambientes eletrônicos dos órgãos, e as guias pagas aparecem nos sistemas da Receita Federal, da Secretaria de Estado de Fazenda de MS e da Prefeitura de Dourados.

Quando algum documento não existe mais, o lançamento precisa de uma explicação registrada, porque a escrituração tem de corresponder à documentação. Um período reconstruído com ressalvas claras vale mais do que números ajustados só para fechar a conta.

Em Dourados, o atraso aparece muito em empresa que cresceu rápido na safra e deixou a rotina para depois, e em negócio familiar em que só uma pessoa cuidava dos papéis. A causa costuma ser a mesma: não existe um caminho combinado para os documentos chegarem ao contador todo mês. Definir esse caminho, com data de corte e um responsável na empresa, é o que evita a repetição.

Quanto tempo de atraso dá para recuperar

Não existe limite fixo para reconstruir a escrituração, mas o esforço cresce com o período parado e com a quantidade de documentos perdidos. O diagnóstico inicial é o que permite estimar o trabalho com honestidade. Uma empresa com dois anos parados e extratos completos costuma ser mais simples do que outra com seis meses e nada guardado. Com os balanços prontos, a empresa volta a ter base para pedir crédito, inclusive o de custeio, e para responder com segurança a qualquer pedido de informação.

Como a VGR ajuda

A unidade da VGR em Dourados faz o diagnóstico do atraso, reconstrói a escrituração e entrega o que ficou pendente, dentro da contabilidade empresarial. Uma data de conclusão só pode ser dada depois do levantamento, porque ela depende do tempo parado e do que existe de documento. Para começar pelo diagnóstico, fale com um contador em Dourados.

Para ver outras situações que pedem um contador, volte ao índice.

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Fontes oficiais

Planalto, Código Civil, Planalto, Código Tributário Nacional, Planalto, Lei 10.426/2002

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 18 de outubro de 2026.